Monter une entreprise implique de recevoir des dizaines de courriers par semaine. Ils sont quelques fois vitaux, parfois important et très souvent inutile mais il est obligatoire de les ouvrir pour savoir de quoi il ressort.

Avec cette importante arrivée quotidienne de documents, la paperasse s’amoncelle très vite et il devient quasi impossible de retrouver rapidement un document précis. Étant de nature plutôt rigoureuse (pour ceux qui me connaisse), j’ai donc décidé de mettre en place un système de rangement adapté à la taille de l’entreprise.

Direction donc un magasin de fourniture de bureau où j’y ai acheté deux rails en plastique et une boite de 25 dossiers suspendus. Ce système de rail est très pratique car il permet de s’affranchir de l’achat d’une armoire spécifique. Celui-ci est à fixer avec quelques vis sur le dessous de la tablette de votre armoire. Il ne vous reste plus ensuite qu’à suspendre vos dossiers.

Une fois cette première étape réalisée, je me suis attelé à la numérisation des documents. Chaque document important est scanné et stocké sur un serveur interne, tout en prenant soin de hiérarchiser correctement les dossiers. L’avantage final de la solution est de pourvoir ensuite utiliser la reconnaissance des caractères proposée par notre imprimante multifonction, pour effectuer des recherche dans les documents.

Pour retrouver un document la recherche s’effectue dès lors en quelques secondes. Cette solution s’avère relativement efficace pour la taille de la structure et me permet d’avoir des documents toujours ranger et un bureau toujours propre !